Privacy Policy

PRIVACY STATEMENT STICHTING NEDERLANDS CONTACTLENS CONGRES

Versie Augustus 2018

 

  1. Inleiding

 De Stichting Nederlands Contactlens Congres (hierna: “NCC“) verwerkt persoonsgegevens (hierna: “Persoonsgegevens“) van deelnemers (hierna: “Deelnemer(s)“) aan het door NCC tweejaarlijks georganiseerde Nederlands Contactlens Congres (hierna: “Evenement(en)“).

Deze Deelnemers zijn onder te verdelen in:

  • Personen die het Evenement bezoeken (“Bezoekers“);
  • (Contactpersonen van) bedrijven die op het evenement staan teneinde hun productportfolio te presenteren (“Exposanten“);
  • Personen die op het Evenement spreken (“Sprekers“)

NB: in de regel zijn de Exposanten tevens geregistreerd als Bezoeker van het Evenement via een aanmelding als Bezoeker op de website van NCC. Dan is voor hen hetgeen is vermeld onder Bezoeker en hetgeen is vermeld onder Exposant van toepassing.

Dit Privacy Statement strekt ertoe de Deelnemer te informeren over het verwerken van zijn/haar Persoonsgegevens. NCC is verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving ten aanzien van deze verwerkingen (in de privacywetgeving verwerkingsverantwoordelijke genoemd). De contactgegevens van NCC zijn onderaan dit privacy statement te vinden.

  1. Voor welke doeleinden verwerkt NCC de Persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrondslag?

BEZOEKERS

Organisatie Evenement

Voor de organisatie van het Evenement, waaronder begrepen de verwerking van de aanmelding van de Bezoeker voor het Evenement, het afwikkelen van de betaling van de Bezoeker, het verlenen van additionele services aan de Bezoeker en het hebben van contact met de Bezoeker in het kader van het Evenement, is het noodzakelijk dat NCC Persoonsgegevens van de Bezoeker verwerkt.

Voor zover de Bezoeker ervoor kiest te betalen met creditcard, iDeal of Billink, wordt de betaling verzorgd door pay.nl. Voor meer informatie wordt verwezen naar het privacy-statement van pay.nl, dat is te raadplegen via https://www.pay.nl/privacybeleid. Van pay.nl verkrijgt NCC vervolgens de volgende Persoonsgegevens: datum van betaling, de betaalwijze, het bedrag dat is betaald en de bijbehorende naam van de Bezoeker.

De rechtsgrondslag hiervoor is dat deze verwerkingen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die de Bezoeker met NCC sluit. Ook kan het zijn dat een verwerking van Persoonsgegevens noodzakelijk is ter behartiging van het gerechtvaardigd belang van NCC in het bieden van klantgerichte services rondom het Evenement en een adequaat klantrelatiemanagement.

Educatienummer

NCC verwerkt educatienummers (KP/KABIZ) van de Bezoeker ten behoeve van het verstrekken van een opleidingscertificaat aan de Bezoeker. Hiermee biedt NCC de Bezoeker de mogelijkheid om opleidingspunten voor het betreffende Evenement te verkrijgen.

Voor de verwerking van de Persoonsgegevens van de Bezoeker in het kader van dit doeleinde wordt de uitdrukkelijke toestemming van de Bezoeker gevraagd, hetgeen de rechtsgrondslag voor de verwerking betreft.

Evalueren Evenement

NCC gebruikt de contactgegevens van de Bezoeker om na het Evenement een door de Bezoeker in te vullen enquête te verstrekken ten behoeve van de evaluatie van dat Evenement. De rechtsgrondslag hiervoor betreft het gerechtvaardigd belang van NCC in het evalueren en verbeteren van haar services in relatie tot het georganiseerde Evenement.

Aankondiging volgende Evenement

De Bezoekers van een Evenement zullen door NCC worden geïnformeerd over het opvolgende Evenement. De rechtsgrondslag hiervoor betreft het gerechtvaardigd belang van NCC in een adequaat klantrelatiemanagement.  Tegen deze verwerking kan de Bezoeker ten alle tijde bezwaar maken, waarna NCC de verwerking van Persoonsgegevens van de Bezoeker voor dit doeleinde zal staken.

Nieuwsbrief

Per 2019 gaat NCC mogelijk starten met het versturen van nieuwsbrieven waarbij Bezoekers kunnen worden geïnformeerd over de nieuwste ontwikkelingen in de contactlensbranche. Hiervoor zal eerst de uitdrukkelijke toestemming van de Bezoekers worden gevraagd, hetgeen de rechtsgrondslag voor de verwerking van de Persoonsgegevens betreft.

EXPOSANTEN

De persoonsgegevens van de Exposanten worden door NCC verwerkt ten behoeve van de communicatie met Exposanten met betrekking tot het Evenement, de facturatie van de Exposant en de inning van de betalingen.

De rechtsgrondslag voor deze verwerkingen betreft dat die noodzakelijk zijn ter uitvoering van een overeenkomst met de Exposant. Ook kan het zijn dat een verwerking van Persoonsgegevens nodig is ter behartiging van het gerechtvaardigd belang van NCC in het bieden van klantgerichte services rondom het Evenement.

SPREKERS

De persoonsgegevens van de Sprekers worden door NCC verwerkt teneinde het programma rondom het Evenement aan te kondigen, onder meer via haar website, communicatie richting de Sprekers van relevante informatie omtrent het evenement en de betaling van de vergoeding aan de Sprekers te regelen.

De rechtsgrondslag voor deze verwerkingen betreft dat die noodzakelijk zijn ter uitvoering van een overeenkomst met de Spreker. Ook kan het zijn dat een verwerking van Persoonsgegevens nodig is ter behartiging van het gerechtvaardigd belang van NCC in het promoten van haar Evenementen en het bieden van klantgerichte services rondom het Evenement.

NB: alle Persoonsgegevens die NCC de Bezoekers, Exposanten en Sprekers vraagt voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, zijn noodzakelijk om met hen de betreffende overeenkomst te sluiten, tenzij door NCC expliciet ander is gecommuniceerd.

  1. Aan wie worden de Persoonsgegevens verstrekt?

NCC verstrekt de Persoonsgegevens van de Deelnemer uitsluitend aan derden en personen binnen haar organisatie die die Persoonsgegevens nodig hebben voor de verwezenlijking van de onder 2 vermelde doeleinden. Derden aan wie de Persoonsgegevens worden verstrekt zijn:

– de IT-dienstverlener (Square Concepts);
– de partij die NCC ondersteunt op het gebied van communicatie (Mailchimp);- de cateraar van het evenement (NH Conference Centre Koningshof);
– de partij die NCC ondersteunt bij de financiële administratie (Brabers);

De derden die NCC inschakelt zijn gevestigd in Nederland, afgezien van Mailchimp welk bedrijf is gevestigd in de Verenigde Staten.

Ter verwezenlijking van de hierboven weergegeven doeleinden kan het tevens noodzakelijk zijn dat de Persoonsgegevens van de Deelnemer worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Gemeenschap. Daarbij zal er ten alle tijde voor worden gezorgd dat de privacyrechten van de Deelnemer gewaarborgd blijven.  Zo kan NCC Persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd in de Verenigde Staten, voor zover die partijen zijn gecertificeerd onder het EU – U.S. Privacy Shield Framework (hetgeen het geval is bij Mailchimp) of andere passende waarborgen worden geboden ten aanzien van de privacy van de Deelnemer.

  1. Hoe lang worden de Persoonsgegevens bewaard?

Ten aanzien van de Persoonsgegevens gelden de hiernavolgende bewaartermijnen. Wanneer de Deelnemer meer informatie wil over de bewaartermijnen die door NCC worden gehanteerd, dan kan de Deelnemer contact opnemen met info@ncc2020.com.

BEZOEKERS/EXPOSANTEN

Uitgangspunt is dat de Persoonsgegevens van de Bezoekers en Exposanten telkens worden bewaard tot en met het eerstvolgende Evenement. Indien de Bezoeker/Exposant het eerstvolgende Evenement niet deelneemt, dan zal de Bezoeker/Exposant na dat Evenement uitdrukkelijke toestemming worden gevraagd voor het bewaren van de Persoonsgegevens tot twee maanden na het daaropvolgende Evenement. Wordt die toestemming niet verleend, dan worden de Persoonsgegevens binnen twee maanden verwijderd. De Bezoeker/Exposant heeft tevens het recht de toestemming voor het langer bewaren van de Persoonsgegevens in te trekken. Ook in dat geval zullen de Persoonsgegevens worden verwijderd.

SPREKERS

De Persoonsgegevens van de Sprekers op een Evenement worden bewaard tot en met twee maanden na het eerstvolgende Evenement.

ALLE DEELNEMERS: FISCALE BEWAARTERMIJN

In het kader van de fiscale bewaartermijn dienen bepaalde financiële gegevens (zoals de gegevens op de factuur) van de Deelnemer 7 jaar te worden bewaard.

  1. Welke rechten heeft de Deelnemer?

De Deelnemer heeft op basis van de privacywetgeving een aantal rechten ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens door NCC. Aan de uitoefening van deze rechten stelt de privacywetgeving voorwaarden, welke door NCC worden toegepast. Het kan dus zijn dat in een bepaald geval een verzoek van de Deelnemer tot uitoefening van een recht niet door NCC wordt gehonoreerd.

De Deelnemer heeft de navolgende rechten:

  • het recht op inzage van zijn/haar Persoonsgegevens;
  • het recht op verbetering of verwijdering van zijn/haar Persoonsgegevens; Via ‘Mijn NCC’ kan de Deelnemer de daar vermelde gegevens gemakkelijk wijzigen
  • het recht op beperking van de hem/haar betreffende verwerking van Persoonsgegevens; Dit betreft, kort gezegd, een tijdelijk slot op de Persoonsgegevens totdat een bezwaar of probleem is opgelost.
  • het recht om tegen de verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang bezwaar te maken teneinde deze te stoppen; Wanneer de Deelnemer bezwaar aantekent tegen een bepaalde verwerking van Persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan stopt NCC de betreffende verwerking van Persoonsgegevens tenzij NCC dwingende gerechtvaardigde gronden heeft voor de verwerking van Persoonsgegevens die zwaarder wegen dan de belangen van de Deelnemer. Maakt de Bezoeker evenwel bezwaar tegen de verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens in het kader van de aankondiging van volgende Evenementen, dan zal die verwerking zo snel mogelijk worden gestopt.
  • het recht op gegevensoverdraagbaarheid; en Dit betreft, kort gezegd, het recht voor de Deelnemer om bepaalde Persoonsgegevens op te vragen en (eventueel) over te dragen aan een derde.
  • het recht om een gegeven toestemming voor een verwerking van Persoonsgegevens in te trekken; Indien NCC voor een bepaalde verwerking van Persoonsgegevens de rechtsgrondslag toestemming hanteert (zie hierboven), dan heeft de Deelnemer ten alle het recht om deze toestemming in te trekken. NCC zal dan stoppen met die verwerking van Persoonsgegevens.

Voor de uitoefening van één van deze rechten kan de Deelnemer contact opnemen met NCC. Dit kan per email naar info@ncc2020.com

Daarnaast heeft de Deelnemer het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

  1. Wat is de procedure die wordt gevolg in geval van wijziging van dit Privacy Statement? 

Dit Privacy Statement kan van tijd tot tijd wijzigen indien nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele Privacy Statement vindt de Deelnemer altijd op deze pagina. Indien het Privacy Statement wordt gewijzigd, zal NCC dit communiceren op haar website.

Menu